Когда обычный, рядовой человек задумывается о безопасности? Обычно – в тот момент, когда случается что-то нехорошее, верно?
Хочу отметить, что предприниматели в своем большинстве не отличаются от рядовых людей. Вопрос о безопасности становится актуальным, как правило, в тот момент, когда приходит проверка или начинаются какие-либо неприятности. Сразу начинаются поиски решения проблемы, поднимаются все возможные контакты, вспоминаются знакомые, стартует судорожный поиск данных в Интернете и т.д. Знакомая картина?
Между тем, если случилось ЧП, то говорить о нормальном обеспечении безопасности уже поздно. Давайте посмотрим, как определяет слово «безопасность» один из известнейших словарей русского языка – словарь Ожегова. В нем сказано, что «Безопасность - состояние, при котором не угрожает опасность, есть защита от опасности.» Таким образом, безопасность – это, по сути, отсутствие опасности. Под опасностью тот же словарь подразумевает «возможность, угроза чего-нибудь очень плохого, какого-нибудь несчастья». Возвращаясь к нашему примеру можно сказать, что приход проверки, причем неожиданной и, прямо скажем, нежеланной проверки, уже с самого начала становится для любого бизнеса ситуацией опасности. Иными словами, речь о безопасности в этот момент уже идти не может – угроза налицо. Иными словами, безопасность – это состояние, при котором предприниматель не боится тех же самых проверок, он защищен от них или от их нежелательных последствий. Такое состояние достигается довольно просто – в том случае, если использовать правильную технологию работы в этой области, а она есть. Основным здесь является необходимость поменять точку зрения на то, чем в принципе является безопасность и, исходя из этого, уже действовать в данной сфере. Причем надо понимать, что это отдельная, ежедневная работа, иногда она довольно сложная, однако результат, которые вы получаете, стоит того.
В бизнесе можно выделить 3 уровня обеспечения безопасности любой компании – именно о них мы рассказываем на наших семинарах. Каждый из них позволяет защитить компанию, причем они, как стены крепости, окружают компанию и создают ей четкую и надежную «оборону». И каждый следующий, соответственно, «подстраховывает» в случае возникновения проблем на предыдущем уровне.
Это – действительно отдельная технология и ее изучение и внедрение занимает определенное время. Однако прямо сейчас я хочу дать несколько советов, которые вы можете использовать сразу, прямо сейчас после просмотра этого ролика.
1-й. Назначьте отдельного человека в компании, который будет отвечать за безопасность организации. Это не обязательно должен быть тот, кто отвечает только и исключительно за данную сферу, однако, разумеется, выделение такого сотрудника было бы наиболее желательным, особенно в случае, если раньше никто этим не занимался.
2-й. Поручите ему составить список всех тех, кого вы «боитесь» или с кем хотели бы «дружить». И получить максимум данных о них, включая (обязательно!) случаи, в которых указанные в списке потенциальные источники опасности могут эту самую опасность представлять для вашего бизнеса. Список этот довольно стандартный – сколько бы мы ни составляли их для наших клиентов, расхождения обычно составляют не более 15% от обычно используемого перечня (как правило в связи с видом деятельности клиента или особенностями, обыкновениями того региона, в котором он работает).
3-й. Поручите этому человеку узнать, что он должен делать, если к вам приходит проверка (поскольку это самый частый случай, который ему придется улаживать). Мы в нашей компании разработали для клиентов что-то вроде пошаговой инструкции, содержащей последовательные действия, которые надо предпринять, если к вам «пришли».
Это – очень важный момент. Если такой список будет даже у совсем необученного человека, то это позволит ему не теряться, а просто выполнять то, что написано в списке.
4-й. Выделите в организации место, в котором данный человек может работать с посторонними лицами. Это не обязательно должен быть отдельный кабинет, который постоянно занимает этот единственный сотрудник, отвечающий за безопасность. Вполне подойдет и переговорная комната, если она есть. При этом обязательное условие – это должно быть отдельное закрывающееся помещение, в котором не хранится никакая документация, но в котором есть телефон (понадобится в случае потребности в запросе данных или документов) и возможность вести запись беседы на диктофон или же видеонаблюдение.
5-й. После того, как данный сотрудник получил указанный набор данных нужно обязательно уведомить ВСЕХ сотрудников вашей компании о том, что если к вам «пришли», то нужно вызывать этого человека и предоставлять проверяющих в его «теплые и заботливые руки». Он уже будет знать, что с ними делать – на этот момент у него в руках уже будет список шагов, которые нужно предпринять для работы с проверяющими.
6-й. Это тоже такой момент, о котором должны быть уведомлены все сотрудники и это должно быть введено как четкое, абсолютно непреклонное правило. Никто в организации во время проверки не может ни общаться с проверяющими, ни предоставлять им никаких документов напрямую (за исключением случаев вызова официальной повесткой). Пока проверка в организации – всё общение может происходить либо только через ответственного за безопасность (самый лучший вариант), либо в его присутствии. Документы же предоставляются только и исключительно по чёткому письменному запросу.
Надеюсь, что эти советы помогут! При этом снова напоминаю – самое правильное обеспечение безопасности в организации имеет место только тогда, когда опасность не возникает. И технология создания безопасности – есть.
Компания «Юрвест»
