Мы знаем, чем факс отличается от принтера и что делать, если завис компьютер. Каждый день мы организуем бесперебойную работу целого офиса (компании, холдинга). В течение нескольких минут мы можем достать то, чего немедленно жаждут боссы, а также поднять им настроение, отмазать от жен и любовниц, сделать вид, что начальников нет в кабинете, когда их хотят лицезреть подчиненные, а шефы в это время расслабляются с рюмкой коньяка или играют на компьютере. Мы бодро рапортуем в 4 утра по телефону, если вдруг начальники соскучились, позвонили к нам домой, разбудили и решили узнать, все ли готово к предстоящему совету директоров. Утвердить, перезвонить, соединить, найти необходимую информацию, вовремя напомнить про визит к врачу, забронировать билет, — да легко, мы можем все! Мы – это секретари. И хотя взаимоотношения секретаря и директора – благодатная почва для анекдотов, нам все равно. Главное в работе секретаря – профессионализм. И да будет всем известно, что за каждым успешным боссом стоит умная секретарша.Быть секретарем совсем не просто
По статистике вакансия секретаря входит в пятерку самых нужных и востребованных на российском рынке труда. Американская кинозвезда Джейн Фонда однажды сказала: "Офис может работать без шефа, но не без секретаря". Секретарь — довольно демократичная профессия в отношении возраста, хотя ограничения здесь все же есть: до 30 лет (в основном, cекретарь-администратор на reception), до 40 (помощник руководителя), до 55 лет (оператор на телефоне). Работа секретаря считается женской, хотя половине работодателей все равно, какого пола будет их помощник (мужчины, в основном, занимают должность помощника руководителя). Крупные компании часто имеют в своем штате двух секретарей: делопроизводителя и координатора, помощника руководителя. В иностранных фирмах или компаниях, связанных с международной деятельностью, это может быть и референт-переводчик. Самая известная секретарша нашей страны — это, конечно, Верочка из кинофильма "Служебный роман". Но сегодня в офисах болтать по телефону о личной жизни и обновках, краситься на рабочем месте, примеривать новые сапоги – нонсенс. Сейчас офис-менеджер, секретарь — это лицо фирмы, организатор её успешной работы и, самое главное, — незаменимый помощник руководителя. Быть секретарём совсем не просто, справиться с этим может не каждый. Существует даже отдельная статья профнепригодности — отсутствие коммуникабельности. Секретарь должен вызывать только положительные эмоции, уметь дать понять любому посетителю, что здесь его ждали и очень ему рады. Даже правильно говорить по телефону надо уметь, секретарю специально ставят голос, отрабатывают интонацию. Помимо профессиональных знаний, которым можно научиться, нужно обладать ещё и определёнными человеческими качествами и в первую очередь — общительностью и личной культурой.
У работника офиса должен быть хороший вкус и развитое эстетическое чувство. Выглядеть каждый день, при любых обстоятельствах, хорошо — целая наука с весьма строгими правилами, не меняющимися уже десятилетия. Энергия, хорошее образование, внутренняя культура, умение вести легкую непринужденную беседу – это гарантия успеха при трудоустройстве. У специалистов существует определенная градация секретарей: технический секретарь, офис-менеджер, секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя. На самом деле 95 процентов руководителей не имеют представления об этой градации, они просят найти технического секретаря, а называют функции помощника руководителя. Самая большая путаница с секретарями-референтами. Референтом может стать кандидат только с высшим гуманитарным или техническим образованием, с хорошо развитой логикой мышления, наделенный необходимой суммой знаний и быстротой ума, чтобы в нужный момент принять правильное решение. Современные секретари в зависимости от своих способностей и возможностей получают от 200 до 2500 долларов в месяц.
Официально профессионального праздника секретарей в России нет. Но инициативная группа секретарей из Москвы, Санкт-Петербурга, Воронежа, Таганрога, Ростова-на-Дону, Новосибирска и Перми и редакция журнала «Секрет@рь.RU» решили исправить эту несправедливость и учредить праздник «День Секретаря», который предложено проводить каждую третью пятницу сентября.
У большинства российских предпринимателей нет сомнений относительно необходимости и важности профессии секретаря. Секретари давно уже перешли из обслуживающего персонала в категорию ответственных административных работников, обеспечивающих слаженно бесперебойное функционирование офиса.
Вспомните, сколько раз за день вам приходится обращаться к секретарю, как неоценима их помощь в поиске информации, работе с документами и даже в банальном предложении выпить чаю или кофе.
В России около 1 000 000 секретарей, офис-менеджеров и помощников руководителей, и все эти люди трудятся по 8-12 часов в день, чтобы остальным сотрудникам работалось комфортно.
В разных странах мира «День секретаря» празднуется в разное время. В США существует целая неделя офисного работника - третья неделя апреля. «Днем секретаря» считается среда праздничной недели. В ЮАР «День секретаря» отмечают 5 сентября.
