Упростить и автоматизировать работу с документами помогает электронный документооборот. Современные технологии позволяют ускорить работу и сократить расходы. Если квалифицированную помощь в регистрации бизнеса окажут сотрудники банка, то запуском системы ЭДО на предприятии занимаются специальные операторы.
Что такое электронный документ
По своей сути, ЭДО является отдельной системой обмена документами, которая может применяться как внутри компании/предприятия, так и для работы с партнерами/контрагентами. Внутри системы при помощи программного обеспечения формируются, передаются и сохраняются различные документы.
Организовывают обмен документами специальные операторы, которые предоставляют участнику ЭДО специальные программы и настраивают защищенный обмен информацией. Операторов контролирует налоговая служба. Электронный документ будет иметь равную с бумажным юридическую силу только в том случае, если он подписан электронной подписью.
Преимущества электронного документооборота
Использование системы ЭДО на предприятии позволяет значительно сократить временные издержки на работу с документацией различного рода. Бумаги быстрее формируются и сохраняются, их проще искать, принимать и отправлять. Кроме этого, ЭДО имеет и другие достоинства:
1. Масштабируемость. Добавление новых филиалов или расширение бизнеса потребует внесения в систему некоторых дополнительных настроек и инструктажа сотрудников.
2. Меньшие расходы. По сравнению с организацией бумажного деловодства, расходы на содержание ЭДО ниже. Платить нужно только за цифровую подпись и доступ к системе.
3. Доступность. Использовать систему могут любые компании и индивидуальные предприниматели, независимо от масштабов своей деятельности. Подключить ЭДО можно в любое время.
Эксперты советуют принимать решение о запуске системы электронного документооборота еще на стадии регистрации компании. Это позволит сразу интегрировать ЭДО в рабочие процессы и начать взаимодействие с партнерами сразу через нее. Первым шагом по запуску системы является выпуск квалифицированной цифровой подписи, которая выдается удостоверяющими аккредитованными центрами сроком на год.
Акционерное Общество "Тинькофф Банк"
ОГРН 1027739642281
23060, город Москва, 1-Й Волоколамский проезд, 10-1.
Фото - Pixabay
